W codziennym życiu często zamiennie używamy sformułowań dane i informacja. Ale czy na pewno te dwa słowa znaczą to samo? Gdzie należy postawić granicę między tymi pojeciami? Jak jest różnica między zarządzaniem danymi, a zarządzaniem informacją? Pojęcia te na pewno się przenikają i są łatwo mylone, a wręcz wiele osób używa ich zamiennie. Dlatego warto wyjaśnić czym tak na prawdę zarządzamy?
Czym są dane?
Definicja danych jest bardzo pojemnym zagadnieniem. Według Wikipedii wszystko co jest/może być przetwarzane umysłowo lub komputerowo możemy nazwać danymi. Różne dane mogą dostarczać tę samą informację, ale jednocześnie te same dane mogą też dostarczać różnych informacji. Dane w swej podstawowej, surowej formie nie dostarczają informacji. Dopiero po połączeniu z innymi danymi lub poddane innej formie przetworzenia stanowią informację.
Czym jest informacja?
W dziejach informacji liczą się trzy wydarzenia, które miały przełomowe znaczenie w dziejach naszej cywilizacji: wnalezienie prasy drukarskiej (1440), wynalezienie maszyny parowej (1775) i wynalezienie internetu (1990). Pierwszy z wynalazków spowodował, że w pierszym stuleciu liczba książek zwiększyla się 30-krotnie. Komputery są odpowiedzialne za kolejną, niewyobrażalną w dziejach świata rewolucję informacyjną, w ciągu tylko jednego roku 2003 roku powstało tyle informacji co wcześniej wytworzono w całej historii cywilizacji. Wg prognoz do 2020 roku powstanie 44 ZetaBajtów informacji. Czym więc jest informacja, która zalewa świat? Generalnie jest to termin interdyscyplinarny, definiowany różnie w różnych dziedzinach nauki:
najogólniej – właściwość pewnych obiektów, relacja między elementami zbiorów pewnych obiektów, której istotą jest zmniejszanie niepewności (nieokreśloności).
Informacja to de facto zbiór danych zebranych w celu ich przetworzenia i otrzymania wyników, czyli nowych informacji. Bardziej szczegółowy opis można znaleźć w angielskiej wersji wikipedii, gdzie informacja określana jest jako
każdy podmiot lub forma, która daje odpowiedź na pytanie pewnego rodzaju lub usuwa niepewność. informacja jest zatem związana z jednocześnie z danymi i wiedzą, gdzie dane reprezentują wartości przypisane do parametrów, a wiedza oznacza zrozumienie rzeczywistych rzeczy lub pojęć abstrakcyjnych.
Zarządzanie informacją
to zbiór zasad, technik, systemów i technologii, które wykorzystywane są w procesach podejmowania decyzji.
Tyle definicja, ale należy też pamiętać, że w większości przedsiębiorstw mamy do czynienia z gromadzeniem i zarządzaniem informacjami z jednego lub większej liczby źródeł, a dystrybucja tych informacji także odbywa się do jednego lub kilku odbiorców. Generalnie bardzo często jest to skomplikowany proces, zarówno na wejściu, jak i wyjściu. Wymaga to bardzo precyzyjnego mechanizmu selekcji kluczowych informacji, gdyż niejednokrotnie będą one decydować po trafności podjętych decyzji. Organizacja musi zapewnić możliwość zarządzania informacjami w całym cyklu życia informacji niezależnie od formatu źródłowego.
Dzięki zarządzaniu informacją możliwe jest kontrolowanie struktury, przetwarzania, dostarczania i wykorzystania informacji niezbędnych do celów zarządzania biznesem. Przy czym należy pamiętać, że różny poziom szczegółowości informacji jest wymagany na różnych poziomach zarządczych. Informacja, aby była skuteczna i użyteczna musi być przede wszystkim dostosowana do potrzeb odbiorcy. Dobór informacji decyduje o przyszłości prowadzonego biznesu, gdyż wpływa na podejmowane decyzje.
Zarządzanie danymi
sanowi jeden z elementów całego systemu zarządzania informacją w przedsiębiorstwie. Dane należy przede wszystkim rozpatrywać w kontekście ich jakości, gdyż wpływa to na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Jakkolwiek jest to podzbiór zarządzania informacją to jest to niezmiernie szerokie zagadnienie obejmujące podstawowe procesy związane z nazewnictwem danych, ich archiwizacją i jakością aż po politykę tworzenia metadanych. Wszystko razem ma na celu stworzenie wydajnego systemu ukierunkowanego na dostarczanie aktualnej, rzetelnej i zrozumiałej informacji dla decydentów.
Poprawne zdefiniowanie tych dwóch terminów pozwala na określenie luki informacyjnej między posiadanymi zasobami informacji i informacjami, jakie są niezbędne do racjonalnego, efektywnego działania w konkretnych sytuacjach zarządczych, a w efekcie podejmowania przemyślanych decyzji wykorzystując odpowiednie dopasowane do potrzeb informacje.
Informacja przestrzenna
Kolejnym poziomem w zarządzaniu informacją jest dodanie czynnika przestrzennego lokalizującego informację w przestrzeni (2D lub 3D). Informacja przestrzenna pozwala prezentować wybrane informacje na mapie, co niejednokrotnie wzmacnia czytelność przekazu.
Czy bez sprawnego zarządzania informacją można stawiać trafne prognozy i podejmować właściwe decyzje? Tak i nie. Teoretycznie tak, ale ma to więcej wspólnego z “rosyjską ruletką” niż z trafną oceną rzeczywistości. W zarządzaniu przedsiębiorstwem warto zastanowić się nad wdrożeniem strategii zarządzania danymi i informacją.
Czy masz już taką strategię?
